Любая организация имеет процессы, влияющие на характеристики продукции и определяющие затраты времени и средств. Когда предприятие перестает развиваться и поглощает много ресурсов, то необходимо улучшить бизнес-процессы. Перед руководителями встает вопрос, как правильно описать бизнес-процессы
Базовое понятие бизнес-процессов
Последовательность работ одного и более сотрудников для достижения цели (конечного результата) определяют, как бизнес-процесс (БП). Термин введен в конце прошлого века в США из военной специфики. Сначала процессные инструкции применялись в военной сфере, а затем позволили оптимизировать и коммерческую структуры организаций. Зачем ввели описание бизнес-процессов:
- усложнилась организация труда при взаимодействии с ИС
- для компьютеров потребовались алгоритмические схемы
- чтобы в большом коллективе сотрудников была прозрачность работа каждого сотрудника
- для понимания руководством насколько грамотно функционируют отделы компании
- для создания более четкой стратегии развития предприятия
Пояснение к составлению бизнес-процессов
Из несложных задач возьмем продажу – для рассмотрения описания бизнес-процессов пример удачный. Чтобы расписать действия менеджера по шагам с учетом его ответственности, в различных ситуациях с клиентами, получается и результат разный, зависящий от типа покупателя, товара и других обстоятельств. Если же действия продавца изложить аккуратно по регламенту, тогда продажи будут гарантированы. Давайте разберемся, а почему нужно описывать бизнес-процессы:
- минимизировать огрехи в работе и саботаж персонала
- дать четкие инструкции, как выполнять свои обязанности персоналу
- регламентировать коммуникацию между отделами
- поддерживть качество общения и сервиса для клиентов
- для оценки качества и эффективности работы сотрудников
- чтобы платить более обоснованно заработную плату
Как описать процессы между отделами в компании
Чтобы не сомневаться в том, как описывать процессы между отделами в компании правильно, необходимо задать, в первую очередь конкретные цели. Например целью может быть рост прибыли. Для этого прописывается алгоритм составления описания бизнес-процессов в котором:
- есть прописанные понятные задачи
- задаяи расставлены по срокам
- прописана ответственность
- есть схема, кто за какой объем задаяи отвечает
- какие формы коммуникации между участниками
- какие формы отчетности
- как просиходит процедура согласования сложных моментов
Почему процессный подход лучше функционального
Иногда путают методы технологического автоматического процесса и бизнес-процесса. Для первого выходом является продукция (или её брак). В формате функционального метода первое место занимают функции. Дается решение вопроса «что делать». Однако неверная интерпретация главных функций и противоречия с подцелями приводит к падению результативности, росту расходов и т.п. И всё из-за отсутствия направленности на конечный результат.
Стандарты описания бизнес процессов
В стандарте описания бизнес-процессов на базе процессного метода учитываются не отдельные операции, а их логическая последовательность. Дается ответ на вопрос «как нужно делать». Итоговый выход БП может быть разным, поскольку в схеме заложены разные условия сделки. Рассмотрим на примере продажи клиенту, как может выглядеть описанный бизнес процесс:
- менеджер произвносит корпоративное приветствие
- улыбка и рукопожатие
- вопросы для выявления потребностей
- Клиенту предлагают несколько товаров на выбор
- совершается продажа, если клиенту нужен конкретный товар
- если клиенту трудно с выбором из-за сомнений, тогда менеджер указывает на товар, разрешающий проблему клиента
- «работает» с его возражениями
- завершение сделки и прощание с покупателем.
Консалтинг в совершенствовании бизнес процессов
Многие руководители испытывают трудности с описанием и внедрением бизнес-процессов. Чтобы была высокая результативность процессных методов в четком прописывании задач в соответствии с полномочиями работников,обычно обращаются к компетентным консультантам за консалтингом в совершенствовании бизнес процессов на сайте www.msksale.group. Чем помогут услуги консультантов в описании и создании бизнес-процессов:
- руководителю проще понять оптимальную структуру описания деятельности работников
- консультанты составят качественные должностные интструкции
- составят схемы делегирования задач для персонала
- пропишут механику процессов общения с клиентами компании
- составят правильные шаблоны отчетности персонала
Смотрите видео, как описать бизнес-процессы в компании грамотно:
